Importare articoli da Excel, CSV o TXT

Puoi inserire o modificare molti articoli in una volta partendo da un file. Nel catalogo ci sono tre procedure di importazione, per usi diversi.

Quale importazione scegliere#

Procedura	Quando usarla
Importazione articoli (file csv o txt)	È la procedura storica: riconosce le colonne dalle intestazioni. Sotto è descritto il tracciato.
Importazione guidata da Excel	Per file occasionali: scegli tu come associare le colonne e vedi un'anteprima di ciò che verrà scritto prima di importare.
Importazione articoli fornitori	Per i file ricorrenti dei fornitori (con tracciati salvati e calcolo dei margini). Compare solo con il modulo dedicato.

Le trovi nel menu Azioni del catalogo.

L'importazione guidata da Excel#

La finestra ti accompagna in quattro passi:

Scelta del file e delle righe: apri un file xlsx, xls, csv o txt. Indica il foglio, il separatore (per i csv), la riga delle intestazioni (0 se non c'è) e la prima e l'ultima riga dei dati (vuoto = fino alla fine).
Associazione delle colonne ai campi: per ogni colonna del file scegli il campo dell'articolo. Una riga di esempio ti mostra i valori.
Opzioni di importazione: cosa deve fare (inserire, aggiornare), come riconoscere l'articolo (per codice, ecc.), come trattare la giacenza e il separatore decimale, i valori predefiniti per i nuovi articoli (reparto, unità di misura), cosa fare se un codice è già assegnato a un altro articolo, quali campi può modificare un aggiornamento e se saltare le righe vuote.
Anteprima: vedi quanti articoli sono nuovi, quanti aggiornati e quali righe hanno problemi. Un clic sull'ultima colonna (o un doppio clic sulla riga) mostra il dettaglio. Solo con Esegui l'importazione i dati vengono scritti.

L'importazione da file csv o txt#

Con Importazione articoli scegli il separatore di campo (un solo carattere) e il file. Il programma può analizzarlo subito e, a fine importazione, mostra gli articoli inseriti, aggiornati, gli errori e quelli non validi, e salva un file di esito in una cartella che ti indica.

La stessa procedura inserisce e modifica: se il codice esiste nel catalogo si aggiornano gli altri dati, altrimenti si crea l'articolo.

Come deve essere fatto il file#

La prima riga contiene i nomi dei campi da importare; ogni riga successiva i valori di un articolo, nello stesso ordine.
Nomi e valori sono separati da un carattere di punteggiatura (;, ,…), senza spazi.
Non servono tutti i campi: usa solo quelli che ti interessano, soprattutto se modifichi articoli già presenti. Non ci devono essere altre colonne oltre a quelle ammesse.

I nomi dei campi#

CODICE · CODICE_RIORDINO · NOME · VOCE_SCONTRINO · PREZZO_ACQUISTO · PREZZO_VENDITA · REPARTO · QUANTITA · QUANTITA_ALLARME · LIVELLO_RIORDINO · DESCRIZIONE · NON_FISCALE · FAMIGLIA · UM · NOTE · AGGIUNGI_QUANTITA

AGGIUNGI_QUANTITA somma una quantità alla giacenza esistente.
Prezzi: si intendono IVA inclusa; l'aliquota viene assegnata in base al reparto.
REPARTO: il numero del reparto (1, 2, 3…) oppure, nelle versioni recenti, il nome di un reparto esistente.
UM: unità di misura (PZ, KG, CF, LT, ML…).

Esempi#

Inserimento e modifica di articoli:

CODICE;CODICE_RIORDINO;NOME;PREZZO_VENDITA;REPARTO;QUANTITA
991;R991;ARTICOLO-A;10,00;5;48
993;R993;ARTICOLO PROVA;3.15;9;21
992000;992000;ARTICOLO-B;25,55;8;16

Aggiunta di quantità a articoli esistenti:

CODICE;AGGIUNGI_QUANTITA
991;6
992;20
993;12

Da un foglio di calcolo#

Salva il foglio come CSV (comma separated values) con Salva con nome. La prima riga deve contenere i nomi dei campi, identici a quelli elencati. Se hai dubbi esporta il catalogo (vedi Esportazione del catalogo) e usa il file ottenuto come modello, cambiando solo i valori.

Solo per: Abbigliamento

Articoli con taglie e colori#

Per i sottoprodotti si usano tre campi in più: BARCODE, TAGLIA, COLORE. Questa importazione serve solo a creare articoli, non ad aggiornare quelli esistenti.

BARCODE è il codice dell'articolo finale (la variante) e viene usato come codice e come codice di riordino. Se manca, i codici sono ricavati da quelli dell'articolo principale.
TAGLIA e COLORE possono contenere il codice di un attributo già definito (vedi taglie e colori) oppure la sua descrizione: se non esiste viene creato. Il programma cerca prima tra i codici, poi tra le descrizioni, per non duplicare gli attributi.
Se l'articolo principale non esiste viene creato con i dati forniti: in quel caso serve il campo NOME.

BARCODE;CODICE_RIORDINO;NOME;PREZZO_ACQUISTO;PREZZO_VENDITA;QUANTITA;TAGLIA;COLORE;
8111188864221;BAA000C;"GONNA LUNGA";50.00;99.90;4;"XXL";"BLU"
8111188864222;BAA000C;"GONNA LUNGA";50.00;99.90;8;"XL";"BEIGE"